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Vivence Suítes Hotel

4 dicas exclusivas para produzir um evento em Hotel de Goiânia

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Um evento corporativo pode se tornar um grande aliado ou um tiro no pé. Se bem organizada, esta estratégia de marketing direcionada pode trazer benefícios como reconhecimento positivo da marca e melhor relacionamento com o público. Ao contrário, poderá gerar uma antipatia e anos de trabalho para reverter a situação.

No Vivence Suítes Hotel Goiânia, por exemplo, possuímos equipes especializadas para organizar eventos. Elas fazem desde o orçamento até a montagem da sala, organização de coffee break e acompanhamento do evento. A mobília, louças e toalhas de mesa são fornecidas pelo hotel. Os equipamentos e técnicos audiovisuais, à parte, são de empresas terceirizadas, mas exclusivas de cada unidade.

Separamos 5 dicas exclusivas que vão direcioná-lo na produção de um evento corporativo, principalmente se você não é nenhum especialista no assunto.


1. Crie um clima agradável

O ambiente do evento é tão importante quanto as conversas de negócios. Busque um espaço compatível com a quantidade de funcionários. Espalhe cadeiras, poltronas e mesas para as pessoas descansarem e deixarem taças e copos. Mantenha espaços vazios para os convidados circularem também. Não é coerente escolher um lugar apertado e esperar que os clientes tenham uma boa impressão. A escolha do espaço errado vai impactar de modo negativo a marca, produto e negócio.

2. Defina sua estratégia – O briefing

Você precisa antes de tudo definir sua estratégia. Qual o público deseja alcançar? Se os convidados forem externos (clientes ou fornecedores), você precisa focar em estreitar o relacionamento e desta forma apresentar o máximo de informações possíveis sobre a empresa. Já no caso do evento ser direcionado ao público interno, você precisa focar na motivação, momentos de aprendizado e de descontração para gerar um clima interno favorável ao seu negócio. Lembre-se: funcionários motivados é um dos segredos para o sucesso. Com um evento bacana eles se sentirão prestigiados e importantes para a empresa.

Faça um resumo de informações, identificando elementos essenciais para organização da ação. Isto se chama Briefing. Se posicionar de forma clara vai impedir prejuízos e ineficiência da ação. Pense em: Objetivos gerais e específicos; Tema central do evento; Tempo de antecipação para realização; Duração; Quantidade de convidados; Recursos físicos e humanos a envolver; Espaço onde irá decorrer; Custos associados; Comercialização e divulgação do evento (forma de convite e meios de comunicação a serem usados).

3. Planeje com antecedência

Após delimitar seu briefing, chegou a hora de planejar. Tente iniciar esta tarefa o mais cedo possível, estabelecendo prioridades. Entre as tarefas a serem desempenhadas durante o planejamento, estão:

  • Fazer cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados;
  • Levantar todos os custos do evento (para isso, conte com a equipe do Vivence Suítes Hotel Goiânia);
  • Em caso de empresas de grande porte, verifique quais departamentos da organização serão envolvidos e antecipe solicitações com prazos definidos (documente o processo, nem que seja via e-mail);
  • Reservar e contratar com antecedência (equipamentos necessários, entre outros). Até aí você já terá que ter feito um levantamento de todas as suas necessidades (converse com os interlocutores): microfones, projetores, computadores, wi-fi, tela, impressora, etc;
  • Definir o conteúdo programático do seu evento, interlocutores e participantes. Durante esta escolha, tenha sempre em mente o público que deseja atingir;
  • Verifique se não há incompatibilidade entre datas;
  • Prepare todo o material gráfico para o evento: convite, banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações, entre outros;
  • Pense na divulgação: necessidade de criação de um site, mobilização via redes sociais, comunicados internos, entre outros;
  • Defina o tipo de alimentação adequado para o local e a temperatura. Não se esqueça de providenciar água e café para os convidados durante todo o evento.

4. Valorize o feedback

Para evitar cometer erros em futuros eventos, ouça os seus convidados e identifique seus principais pontos positivos e negativos. Ao final do seu evento, faça uma pesquisa entre os participantes para saber o que eles acharam da sua ação. Procure levantar também os pontos de melhorias e as sugestões que eles têm a fazer.

Com esta pesquisa em mãos, emita um relatório considerando todos os indicadores. Isto o permitirá avaliar se conseguiu atingir seus objetivos específicos e, sobretudo, te dará uma visão sobre o trabalho desempenhado por cada departamento e fornecedor.

Mãos à obra e muito sucesso!